Centralisez votre gestion RH avec un espace documentaire 100 % numérique. Organisez vos ressources partagées, automatisez vos demandes de documents et gérez vos signatures électroniques en toute sécurité, le tout directement depuis Evolia.
Comment utiliser la Bibliothèque de Documents
1. Rendez-vous sur le tableau de bord d'Evolia.
2. Cliquez sur la section des Documents.
3. Cliquez sur Nouveau dossier pour ajouter un dossier afin d'y déposer vos documents.
4. Choisissez un nom pour votre dossier puis cliquez sur Sauvegarder.
5. Pour ajouter un document dans ce dossier, glissez directement le fichier de votre ordinateur dans le dossier, ou cliquez sur les trois points.
6. Puis sélectionnez Ajouter un document.
7. Déposez votre document dans la section supérieure, ajoutez une note le cas échéant, puis cliquez sur Confirmer.
8. Pour retrouver ce document dans son dossier, effectuez un double-clic sur le dossier.
9. Vous pouvez ouvrir le fichier en effectuant un double-clic.
10. D'autres options sont disponibles en cliquant sur les trois points.
11. Vous pouvez Télécharger le document.
12. Vous pouvez également Partager (gérer les accès), cette option existe à la fois pour un dossier, ou bien pour un document.
13. Cliquez dans la fenêtre Rechercher.
14. Vous allez pouvoir sélectionner les personnes ayant accès à ce document.
15. Vous pouvez filtrer rapidement par Employés, Équipes, Positions, Lieux et Rôles.
16. Dans les Rôles, vous pouvez par exemple ne sélectionner que les Administrateurs.
17. Une fois les personnes sélectionnées, cliquez sur Partager.
18. Par défaut, le document sera rendu disponible en Lecture seule.
19. Cliquez sur Lecture seule pour sélectionner une autre option, comme Collaborateur ou Propriétaire.
Lecture seule : Consulter le document.
Collaborateur : Ajouter un document, annoter et partager.
Propriétaire : Ajouter un document, modifier, annoter, partager et supprimer.
Remarque : Dans cette section du module de documents partagés, les employés ne peuvent consulter les documents qu'en lecture seule. Pour faire remplir des documents ou demander des signatures, utilisez la Demande de documents.
20. Vous pouvez modifier la note liée au document en cliquant ici.
21. Modifiez la note puis cliquez sur Sauvegarder les changements.